На данном ресурсе достаточно много статей про учет расходов финансовых, но не хватает учета отдельно материалов или материалов и финансов вместе. Поэтому я решила поделиться своим опытом учета самих расходных материалов, в данной статье именно их количества. Часто возникают ситуации, когда не знаешь хватит ли материала на заказ или нет, и сколько нужно докупить. Я веду в одном файле MS Excel учет количественный и учет стоимости. В данной статье расскажу только о самом простом количественном учете, если будет много заинтересованных, то продолжу написание статей с более подробным учетом количественным и потом дополню как внедрить учет финансовый в эту же систему.
Я покажу как создавать файл с «0», чтобы можно было использовать статью как пошаговую инструкцию.
Создаем файл со следующими вкладками:
Материалы — тут будет вестись учет поступлений, расходов и остатков материалов.
Заказы/Изделия — тут будет вестись учет расхода материалов по заказам или по изделиям, смотря кто как работает на заказ или продает готовые работы.
Теперь пройдемся по вкладкам по каждой отдельно.
Материалы. Создаем таблицу с колонками:
Номер — просто порядковый. Можно и не делать.
Материал — полное наименование материала.
Наименование — класс или вид материала.
Размер — размер материалов.
Характеристика — качества, форма или т.п.
Цвет — цвет.
Эти колонки каждый может делать исходя из своих потребностей, может их быть меньше, может больше, тут на вкус и цвет как говорится.
Поступление, расход, остатки, сами за себя говорят.
Теперь пропишем несколько формул. В столбце В прописываем следующую формулу: =C4&"_"&D4&"_"&E4&"_"&F4.
Где C4, D4, E4, F4 это колонки справа от столбца В, выделены цветом, зависит сколько у вас будет характеристик, все нужно внести в формулу.
Далее растягиваем формулу на все строки.
В столбце I пишем формулу поступление минус расход, I=G-H.
Заполним несколько строк для примера. Благодаря формулам столбец В «подтягивает» полное наименование материала с характеристиками. Столбец I показывает актуальное количество материалов.
Если у вас большое количество разнообразных материалов, то легко можно вбить 2 строки с одними и теми же параметрами и не заметить. Для примера я ввела одинаковые данные под номерами 3 и 8.
Давайте сразу обезопасим себя от таких случаев. Выделяем весь столбец В.
Далее идем в меню условное форматирование:
Для русской версии:
И для английской версии:
Далее либо меняем цветовую гамму справа, либо сразу нажимаем ОК.
Не обращаем внимание на окрашенные пустые строки. А строки 3 и 8 видим, что нужно отредактировать и поставить поступление в одну строку. Удаляем данные из столбцов с С по G, и исправляем количество в строке 3.
Теперь все верно и дубликатов нет.
Переходим к вкладке заказы/изделия.
Создаем таблицу:
Заполним для наглядности несколько строк. Здесь нужно учесть, что столбец С заполняется в строгом соответствии со столбцом В из первой вкладки. Чтобы избежать ошибки нужно просто копировать полное наименование используемого материала с того листа. Перейдем на первую вкладку и скопируем столбец B. У меня программа на английском, но думаю тут проблем не должно возникнуть, действия как на картинке или просто ctrl+c.
Переходим к нашей рабочей вкладке и вставляем наименование материала как значение. Вот 2 простых способа как это сделать, значок одинаковый в любой версии программы. Правой кнопкой мышки в ячейке и выбор вставки как значение, или специальная вставка и выбор вставки как значение.
Либо в левом верхнем углу в меню вставки.
Важно! ctrl+v нельзя использовать, так как у вас скопируется формула.
Далее заполняем столбец D.
Теперь напишем чуть более сложные формулы для первой вкладки.
Столбец расход. Пишем = и функцию SUMIF (или СУММЕСЛИ для русского Excel) и щелкаем 2 раза мышкой.
Появляется начало формулы, давайте зададим нужные нам параметры. Нажимаем на вставку функции в верхней части меню, над таблицей (буду чаще оперировать своими словами, а то сложно писать для обоих версий Excel названия функций, но все будет подкреплено картинками):
Получаем таблицу с параметрами:
=SUMIF(range, criteria [sum_range]) — английская версия
=СУММЕСЛИ(диапазон; условие; [диапазон_суммирования]) — русская версия
Выбираем диапазон.
Переходим на вкладку заказы.
Выбираем весь столбец С.
Нажимаем Enter. Выбираем следующий критерий:
Выбираем ячейку В1 на закладке материалы.
Нажимаем Enter. Выбираем следующий критерий:
Переходим на вкладку заказы
Выбираем весь столбец D. Нажимаем Enter.
Нажимаем ОК в меню функций.
Растягиваем формулу до конца таблицы по столбцу расхода.
Немного подробнее о том, что мы сделали. Мы задали критерий, чтобы расходы на странице заказов одного и того же материала даже в разные даты и по разным изделиям суммировались в одну сумму на вкладке материалы. Покажу на практике:
Мы видим, что расход данного материала был 2 раза, 2 шт и 1 шт.
Теперь перейдем на вкладку материалы. Мы видим, что оба расхода суммировались по одному материалу.
Теперь, как только будет внесена информация по расходу материала, мы сможем увидеть актуальную информацию по остаткам.
В целом все готово. Но для удобства можно сделать еще пару операций. Например в столбце остатки — условное форматирование для отрицательных чисел. Можем разобрать эти улучшения в отдельной статье.
Минусы данного учета. Очень скурпулезно нужно вести поступления материалов. Трудно отследить что все внесено (как это сделать будет в следующих статьях если интересно).
Плюсы. Всегда актуальные остатки по материалам. Так же немного остановлюсь на фильтрах (оказывается мало кто ими пользуется, хотя очень удобная вещь). Благодаря подробным характеристикам материалов, можно легко фильтровать информацию по материалам. Выделяем заголовок таблицы, идем на вкладку Данные, нажимаем включить фильтры (воронка).
Теперь появились выпадающие списки по всем ячейкам. Они содержать все значения строк в каждой колонке. Если текст то по алфавиту, если цифры, то от меньшего к большему.
Перед походом в магазин удобно заглянуть каких же материалов не осталось совсем. Нажимаем стрелку в остатках и оставляем галочку только где 0, нажимаем ОК.
Получаем позиции, которых не осталось.
Захотелось чего-то красного натворить, выбрали в колонке цвет все красные оттенки и видим из чего можно творить. Нашли отличную схему для бусин определенного размера, отсортировали по размеру, возможности позволяют.
Еще пара замечаний о фильтрах. Чтобы вернуться к полной таблице необходимо очистить фильтры, то есть нажать сюда:
Часто файл закрывают не отключив фильтры, а когда в след раз открывают, то пугаются, что пропала часть таблицы. Если фильтры включены, то номера строк Excel будут синими и с пропусками, отключите фильтры и вернетесь к полной таблице.
Ну вот пожалуй, для первого раза информации достаточно, надеюсь статья будет полезной.
С наилучшими пожеланиями, Анна.